Un raccoglitore può contenere documenti di Word, Excel o Powerpoint, oltre a documenti creati con programmi di altre società produttrici di software progettati per supportarlo.

Creazione di un raccoglitore

Per avviare raccoglitore Office, si può scegliere programmi dal menù avvio di Windows 95 o 98, quindi fare clic su raccoglitore Office oppure fare doppio clic sul collegamento a raccoglitore Office all'interno di una cartella di Windows o in gestione risorse. Scegliere nuovo documento office dal menù avvio di Windows per creare un nuovo raccoglitore vuotoo fare clic sul pulsante Nuovo documento Office sulla barra degli strumenti di Office.

Fare clic con il pulsante destro del mouse all'interno di un'area vuota in una cartella di Windows e scegliere Nuovo dal menu di scelta rapida, quindi Raccoglitore Office dall'interno di Gestione risorse scegliere Nuovo dal menu File, quindi Raccoglitore Office, infine fare doppio clic sul nome file nuovo del raccoglitore o sull'icona del collegamento creata.

Nella finestra di dialogo che verrà visualizzata fare clic sulla scheda Generale, quindi fare doppio clic sull'icona Raccoglitore vuoto.

La finestra di Raccoglitore è suddivisa in due riquadri: il riquadro del contenuto, a sinistra, nel quale è visualizzata un'icona per ciascun documento contenuto nel raccoglitore e il riquadro dei documenti, a destra, dove viene visualizzato il documento attivo.

Quando viene avviata, l'applicazione Raccoglitore Office crea un nuovo raccoglitore vuoto, in cui verranno successivamente aggiunti i documenti. Un documento aggiunto al raccoglitore viene chiamato sezione. È possibile aggiungere sia un documento già creato in precedenza con un'applicazione Office (Word, Excel o Powerpoint) che un documento nuovo vuoto al quale verranno aggiunte le informazioni.

Utilizzo di un modello di raccoglitore

Oltre che per i singoli documenti, si possono usare modelli preimpostati anche per realizzare interi raccoglitori. Per evitare di aprire un raccoglitore nuovo vuoto, quindi di aggiungervi dei documenti, è possibile creare alcuni tipi di raccoglitore utilizzando il modello relazione incluso in Office. Al momento della creazione del raccoglitore nuovo in base al modello, il raccoglitore conterrà un insieme iniziale di documenti, vale a dire di sezioni, contenenti una struttura di base di dati e informazioni di esempio. In seguito, utilizzando i metodi illustrati in questa pagina, sarà possibile aggiungere, rimuovere o modificare i documenti a seconda delle proprie esigenze.

Se il modello relazione non è disponibile nel proprio computer, è necessario eseguire di nuovo il programma di installazione di Office, quindi selezionare la casella di controllo modelli del raccoglitore Office. Se si dispone del Cd di Office, è possibile trovare modelli di Raccoglitore aggiuntivi nella cartella valupack\binders e copiare i modelli da utilizzare sul disco rigido nella cartella raccoglitori all'interno della cartella modelli che si trova nella directory in cui si è installato Office.

Creazione di un raccoglitore in base al modello

Aprire prima la finestra di dialogo Nuovo in uno dei modi seguenti: fare clic sul pulsante nuovo documento Office sulla Barra degli strumenti Office; scegliere nuovo documento Office dal menù avvio di Windows. Con il pulsante destro del mouse fare clic in un'area vuota all'interno di una cartella di Windows o in gestione risorse, scegliere nuovo dal menù visualizzato, quindi fare clic su altri documenti Office.

Nel caso sia già aperta una finestra dell'applicazione Raccoglitore, scegliere nuovo raccoglitore Office dal menù file o premere ctrl+n. In questo caso verrà visualizzata la finestra di dialogo nuovo raccoglitore Office.

Nella finestra di dialogo nuovo documento Office oppure nuovo raccoglitore Office scegliere la scheda raccoglitori, fare clic sul modello desiderato, quindi su ok. Si può notare che quando si seleziona un modello, nel riquadro anteprima viene visualizzata un'immagine in anteprima della prima pagina del primo documento nel modello. Il nome del modello consente in genere di capire a quale scopo è destinato. Dopo aver fatto clic su ok, viene visualizzata la finestra di Raccoglitore con il nuovo raccoglitore.

Lavorare con i raccoglitori

Per aprire un raccoglitore salvato su disco è possibile fare doppio clic sull'icona del file del raccoglitore all'interno di una cartella di Windows o in gestione risorse.

Sulla barra degli strumenti Office fare clic sul pulsante apri documento Office. Dal menu Avvio scegliere apri documento Office.

Se è già aperta una finestra dell'applicazione Raccoglitore, scegliere apri raccoglitore Office dal menù file o premere ctrl+o. In questo caso verrà visualizzata la finestra di dialogo apri raccoglitore Office. Scegliere il file di raccoglitore che si desidera aprire, quindi fare clic su ok. In questo modo verrà visualizzata la finestra dell'applicazione con il raccoglitore selezionato.

Aggiungere un nuovo documento vuoto a un raccoglitore

Per aggiungere un nuovo documento vuoto all'interno di un raccoglitore, è sufficiente scegliere aggiungi dal menù sezione in modo da visualizzare la finestra di dialogo aggiungi sezione. Scegliendo una delle icone della scheda generale, è possibile creare un documento vuoto. Per il nuovo documento si possono anche utilizzare comodi modelli: è sufficiente scegliere un'altra scheda nella finestra di dialogo aggiungi sezione, quindi fare clic sull'icona del modello desiderato. Per creare per esempio un promemoria commerciale, è possibile scegliere la scheda promemoria, quindi fare clic sull'icona promemoria professionale.

Aggiungere un documento esistente a un raccoglitore

Per aggiungere un documento esistente a un raccoglitore, si può procedere in uno dei modi seguenti:

Dal menù sezione di raccoglitore Office, scegliere aggiungi da file, quindi nella finestra di dialogo visualizzata selezionare il documento da aggiungere e fare clic sul pulsante aggiungi (se si selezionano diversi documenti, tenendo premuto ctrl mentre si fa clic su ognuno di essi, questi verranno aggiunti simultaneamente al raccoglitore come sezioni separate).

Trascinare l'icona di un documento da una cartella di Windows o da gestione risorse e rilasciarla nel riquadro del contenuto della finestra di Raccoglitore. Se si selezionano e trascinano diverse icone, tutti i documenti verranno aggiunti contemporaneamente al raccoglitore.

Salvataggio di un raccoglitore

È possibile salvare l'intero raccoglitore all'interno di un unico file in uno dei due modi seguenti:

per salvare il raccoglitore con il nome attuale, scegliere salva raccoglitore Office dal menù file o premere ctrl+s. Se il raccoglitore non è stato salvato in precedenza, verrà automaticamente attivato il comando salva raccoglitore Office con nome.

Per salvare una copia del raccoglitore con un nome file diverso, scegliere salva raccoglitore Office con nome dal menù file e specificare il nome e la posizione del file nella finestra di dialogo che verrà visualizzata. Accertarsi che nella casella tipo file sia selezionata la voce file raccoglitore Office.

In generale un file del raccoglitore viene salvato con l'estensione obd. Non è necessario includere questa estensione quando si digita un nome file poiché verrà aggiunta automaticamente. Se si è scelto di nascondere le estensioni di file Ms-Dos all'interno di Windows, le estensioni non saranno visualizzate.

Chiusura di un raccoglitore

Una volta salvato un raccoglitore, chiuderlo scegliendo chiudi dal menù file. In questo modo si uscirà anche dall'applicazione Raccoglitore Office. Questo è solo uno dei modi standard per uscire da un programma. È anche possibile fare clic sul pulsante di chiusura nell'angolo superiore destro della finestra. A differenza di altri programmi Office, non è possibile chiudere il documento e lasciare in esecuzione Raccoglitore Office.